Empoderamiento de procesos y elaboración de presupuestos

En la compañía Oleoducto de Crudos Pesados, OCP Ecuador, la planificación financiera parte de la estrategia de la empresa, misma que plantea las mejores alternativas de crecimiento, escuchando las inquietudes, sugerencias y necesidades de partes interesadas y siempre buscando la excelencia operacional. Paola Gavilanes, Gerente de Finanzas, Comercial y TIC, señala que el proceso presupuestario recoge los lineamientos estratégicos y decanta en la participación de todas las áreas de la organización. “La elaboración del presupuesto no es un proceso del área de finanzas sino de toda la organización.  Tenemos una estructura con procesos transversales.  Hemos empoderado a cada uno de los responsables de procesos en la elaboración, ejecución y seguimiento del presupuesto, ya que ellos son los que mejor conocen las necesidades de sus áreas y les permite planificar y administrar los recursos de mejor manera.  Esto se traduce en un involucramiento efectivo en la gestión de la compañía”.

“Las organizaciones deben tener la capacidad para adaptarse y ajustarse a los diferentes cambios del entorno. Factores externos e internos impredecibles dan un giro y propician a que cada organización tome las acciones necesarias para reducir los riesgos y cumplir con los objetivos estratégicos. Se deben considerar todas las variables que apuntan a esa complejidad”, indica Gavilanes.

Adicional a la pandemia, OCP ha tenido eventos de fuerza mayor. Estos efectos directos de la naturaleza significaron la redefinición de acciones presupuestarias y financieras de la organización.  Gavilanes menciona que se analizaron diferentes alternativas, priorizando los proyectos y gastos según el nivel de ingresos y de caja. Las situaciones cambiantes y amenazas naturales se han convertido en una constante, sobre la cual la organización lleva a cabo planes de monitoreo y de acciones permanentes, reforzando aspectos de innovación y agilidad como un elemento esencial para brindar y agregar valor a los servicios prestados y superar los retos del mercado hidrocarburífero.

La utilización de tecnologías siempre debe estar enfocada a un propósito, es así que, en la elaboración y control presupuestario, las herramientas tecnológicas juegan un papel fundamental ya que agilitan el proceso y permiten focalizar el esfuerzo en el análisis. “Hemos desarrollado herramientas amigables para los usuarios ya que ellos son los que elaboran sus presupuestos, lo gestionan, controlan y proyectan.  Se ha empoderado a los responsables de procesos y se ha logrado su involucramiento a fin de gestionar los recursos de manera más sencilla y ágil”.

Comenta que al final del día cuentan con información confiable, precisa y una proyección de escenarios que permiten tomar decisiones y realizar los ajustes necesarios oportunamente.

Buenas prácticas para la definición presupuestal

• Tener lineamientos claros que se desprenden de la planificación estratégica
• Empoderar e involucrar a los diferentes procesos dentro de la organización y brindarles herramientas adecuadas para su gestión.
• Contar con fuentes de información necesarias para realizar proyecciones adecuadas
• Apoyarse en datos históricos de la compañía
• Desarrollar herramientas presupuestarias que vayan acorde con la estructura contable de la organización.
• Integrar el sistema contable y presupuestario con la finalidad de obtener datos reales y compararlos con el presupuesto de manera ágil y confiable.