Optimización de flujos documentales en la estrategia de transformación digital de Banco Internacional.

Banco Internacional, institución financiera líder en eficiencia y comercio exterior, se destaca por su apoyo al sector productivo y desarrollo sostenible del país. Tras cinco décadas de gestión, ha construido su reputación gracias al manejo prudente y transparente de los recursos de sus depositantes y un servicio que garantiza una experiencia satisfactoria a sus más de 500 mil clientes. Renato Cumsille Capponi, Vicepresidente de Marketing de Banco Internacional, señala: “Nos proponemos ampliar la base de clientes y reforzar nuestra presencia en la atención a personas naturales y sus familias”. Para alcanzar este objetivo prevén un plan de diversificación en el que la transformación digital es el motor que impulsa la estrategia. “Reconocemos que la transformación digital es el vehículo que nos permitirá alcanzar nuevos niveles de escalabilidad”, dijo Cumsille.

Guillermo Moreano, Vicepresidente de Operaciones y Tecnología, reconoce que “alcanzar esa escalabilidad implica desafíos importantes, como la necesidad de ser más eficientes, es decir, hacer más con los mismos recursos o incluso hacer más con menos, lo cual sería ideal en términos de optimización”, indica.

Desde la perspectiva de la gestión de riesgos documental, señala que la capacidad para procesar datos de forma más rápida y precisa, se traduce en una toma de decisiones más informada y eficiente. “Nos hemos apalancado con tecnología para desmaterializar los documentos físicos y pasarlos a digitales, mejorando la eficiencia operativa, reduciendo costos y permitiendo atender a una mayor cantidad de clientes de manera ágil con los mismos recursos asignados”.

Renato Cumsille enfatiza la importancia de respaldar los procesos y mantener archivos digitales ordenados para una interacción efectiva con el cliente, generando satisfacción. “Este enfoque transforma por completo la dinámica con los clientes, simplificando sus vidas y las del asesor, creando valor y, por supuesto, buscando la eficiencia.”

Además, de los retos de eficiencia, calidad de servicios, seguridad y la desmaterialización de documentos, Guillermo Moreano, señala que el flujo de procesos de la digitalización de documentos representa datos, los mismos que necesitan ser procesados, validados e integrados al sistema para la automatización.

Antes en la institución, cada documento físico que llegaba, necesitaba ser fotocopiado: el original permanecía en la oficina central y las copias se distribuían a las agencias. Con la implementación de File Manager, han optimizado el flujo documental. “Todo se ha vuelto eficiente, desde la recepción de documentos físicos, su escaneo y organización, hasta su procesamiento, almacenamiento y reutilización. Esta solución ha permitido una gestión centralizada de procesos, optimizando tanto el tiempo como los costos asociados al procesamiento documental”.

Renato Cumsille habla de la estrategia de transformación digital de Banco Internacional cuya meta es ser el banco preferido para los clientes actuales y potenciales utilizando inteligencia de datos, tecnologías disruptivas, una ejecución efectiva y el mejor talento humano. “Si bien, contamos con un área específica dedicada a la transformación digital, entendemos que este proceso implica un cambio cultural más que simplemente adquirir tecnología. Se trata de definir claramente nuestros objetivos y luego buscar soluciones adaptadas a las necesidades de los clientes”

Las iniciativas futuras de transformación digital, están orientadas a ganar escabilidad manteniendo la eficiencia dentro de un plan de sostenibilidad como eje transversal de la estrategia. Este plan de sostenibilidad abarca aspectos de gobierno corporativo, responsabilidad social, reducción de la huella de carbono, entre otros. “Uno de los objetivos más ambiciosos del banco, es reducir su huella de carbono y además financiar clientes que busquen los mismo, prueba de ello es la emisión del Bono Azul para respaldar a empresas del sector acuícola y pesquero en la adopción de prácticas responsables con el medio ambiente”, menciona Cumsille. Además, durante el 2023, en colaboración con Lexmark, se realizó una jornada de voluntariado junto a colaboradores del banco para plantar árboles nativos en el Parque Metropolitano Guanguiltagua. Este esfuerzo ha sido parte de una estrategia para compensar el impacto de su huella de carbono.

Consecuente con este compromiso, Banco Internacional cuenta con políticas de compras que promueven la Sostenibilidad, con el cual se revisa y analiza las propuestas de servicios y calificación de proveedores.

Guillermo Moreano considera el servicio de documentación como un círculo virtuoso, donde existe una gestión más eficiente de documentos digitales, que se traduce en un menor uso de papel, lo que eventualmente llevará a una disminución en la deforestación.

Pero este aspecto también es cultural, indica Moreano, quien señala que han asumido un compromiso importante con campañas de capacitación y comunicación dirigidas a sus colaboradores para transmitirles la importancia de utilizar adecuadamente la tecnología disponible, ya que, aunque tengan todas las herramientas tecnológicas, su efectividad depende de cómo se utilicen. “La transformación viene a través de varios componentes: las personas, procesos, la tecnología y las acciones con la comunidad”.

Con Lexmark, el banco ha realizado una transición para optimizar sus procesos. Recientemente, han adoptado tecnología en la nube para el control de usuarios mediante pines, conectándose directamente a los servidores. Esta nueva implementación les permite interactuar directamente con los servidores a través de su API Directory para validar y autorizar las impresiones. Según el ejecutivo, la nube es el camino a seguir; incluso las previsiones a futuro es considerar migrar File Manager a la nube e integrarlo con las diversas soluciones del banco.

Guillermo Moreano señala que la experiencia del banco con Lexmark ha sido bastante buena, “hemos evolucionado de manera positiva en todo el proceso, desde “imprimir” hasta contribuir con la reforestación”.

Señaló que viene una segunda ola y dependerá de cuán eficientes sean al aprovechar la tecnología. El siguiente reto, dice Guillermo Moreano, es entender la data extraída y procesarla con tecnología de IA poder interpretar la información. La inteligencia del sistema puede interpretar qué tipo de papel es, a qué hace referencia el documento y hacer la indexación. De esta manera se podrá obtener la data y con la metadata, realizar el ingreso en los sistemas transaccionales del banco sin que haya una redigitalización.

En cuanto al soporte y apoyo entregado por Lexmark y sus soluciones, indicó que el acompañamiento de la marca ha sido adecuado y trabajarán en acciones a futuro. Con la creación del laboratorio y la participación de marcas, se revisará el grado de interacción y acoplamiento con el ecosistema del banco, las funcionalidades, etc. para revisar y analizar soluciones para la parte operativa y lograr un mayor valor agregado a través de la gestión digital de documentos.

Beneficios del flujo documental 

• Optimización del proceso. – El proceso manual de captura de documentos (escaneo) de 60 hojas demoraba hasta 40 minutos y se redujo a 2 minutos.
• Automatización del proceso de digitalización y la indexación.
• Registro, digitalización e indexación de la información.
• Apalanca la eficiencia y ordenamiento de la parte operativa
• Clasificación de productos.

Caso de éxito: Implementación File Manager
Empresa: Banco Internacional
Implementador: Lexmark
Contacto: Ana Moreno – ana.moreno@lexmark.com
www.lexmark.com