Gestión de inventarios, el pilar de las operaciones comerciales

Por: Nicolás León Escobar, Jefe de Logística y Proyectos Estratégicos, Continental Tire Andina

La gestión de inventarios es primordial para el correcto funcionamiento de cualquier operación comercial. No solamente facilita la disponibilidad de producto en el punto de venta sino además tiene un rol fundamental en la calidad y confiabilidad de los productos.

Un buen manejo de inventarios debe asegurar el control de fechas de producción y caducidad, el cuidado de la apariencia, cantidades, especificaciones y en general la calidad del producto no solo durante el proceso de almacenamiento sino también en la distribución.

Una correcta gestión de inventarios además provee de valiosa información a áreas estratégicas como por ejemplo manufactura / importaciones y planificación para proyectar de forma correcta la demanda de producto en el mercado, y así asegurar la disponibilidad.

Uno de los mayores problemas asociados a no contar con una correcta gestión de inventarios o el incorrecto manejo de los mismos genera inconvenientes relacionados con la demora o imposibilidad en la llegada de producto al punto de venta, daños o fallas en producto causados por mal manejo y la falta de información para la correcta proyección de la demanda.

El peor escenario para una empresa es tener capacidad de producción / importación o peor aún existencia de un producto en bodega o en cualquier parte de la cadena logística y no poder colocarlo a tiempo y en perfectas condiciones en el punto de venta.

Estos problemas de mala gestión de inventarios afectan gravemente el desempeño comercial de la empresa y perjudican directamente la experiencia y percepción del cliente, deteriorando la imagen de las marcas y las empresas.

Administración y optimización de inventarios

Las estrategias de gestión de inventarios tienen que orientarse a una correcta administración y optimización de inventarios. En el primer caso, aquellas estrategias enfocadas a la correcta administración de los inventarios aseguran el cuidado de la calidad y preservación de los productos, la absoluta confiabilidad y transparencia de la información que detalla cantidades, fechas de ingreso y egreso y la trazabilidad de los artículos en toda la cadena logística, en otras palabras, la disponibilidad real de producto toda la cadena logística asegurando el cumplimiento de los tiempos de entrega al punto de venta.

Por su parte, las estrategias enfocadas a la optimización de inventarios aseguran mantener la mínima existencia necesaria para garantizar la disponibilidad de producto para el mercado, minimizando los costos, y por lo tanto aportando a la rentabilidad global de la empresa.

Estos dos enfoques estratégicos facilitan el correcto funcionamiento de las operaciones comerciales, amortiguan las variaciones y el dinamismo propios de los mercados facilitando la producción / importación balanceada y estable; y al mismo tiempo asegurando la eficiencia en costos, lo cual se traducen en rentabilidad.

Hay que enfatizar que a través de esta confiabilidad y disponibilidad de información para toma de decisiones y eficiencia en el buen manejo logístico; que las empresas logran diseñar efectivamente su estrategia de crecimiento asegurando un buen control de costos.

La tecnología en la estrategia de gestión de inventarios

Las estrategias de gestión de inventarios consideran aspectos como la tecnología, recursos y talento humano. Operaciones como Continental, manejan una altísima complejidad en sus inventarios, debido a las altas exigencias de calidad de la marca, un portafolio muy robusto con gran cantidad de artículos, y una amplia red de distribución, de modo que tiene como mayores desafíos el aseguramiento de la disponibilidad de producto a tiempo y en perfectas condiciones, la seguridad y ergonomía de los colaboradores y por supuesto el control de costos.

En realidad, la tecnología ha demostrado ser parte fundamental de nuestra estrategia de gestión de inventario, la compañía dispone de sistemas e infraestructura de clase mundial, que contribuyen al correcto manejo de los inventarios con foco en el cuidado de la calidad, así como la trazabilidad de nuestros productos.

El talento de los colaboradores, con frecuentes entrenamientos y exhaustivas auditorias, basados en métodos probados de medida de desempeño y retroalimentación permanente también van nutriendo las estrategias de gestión de inventarios.

La tecnología facilita la transparencia, confiabilidad y disponibilidad de información en toda la cadena logística. Por otra parte, la tecnología ha permitido la mayor eficiencia y velocidad en los procesos, la eliminación de los procesos manuales – susceptibles a errores, y una enorme capacidad de comunicación con todas las áreas del negocio.

A través de las tecnologías controlamos las variables logísticas incluyendo costos y podemos alinear las estrategias productivas, con las estrategias comerciales, y en general crear sinergias entre las áreas de la empresa que permiten la eficiencia y optimización de la disponibilidad de producto en los puntos de venta.

Inversión de tecnología para la gestión de inventarios

Las empresas deberán invertir en las tecnologías de gestión de inventarios necesarias y que agreguen valor a sus operaciones, una misma solución tecnológica puede impactar de forma disímil a dos empresas con consideraciones de gestión de inventarios diferentes. La decisión de implementación de herramientas tecnológicas de gestión de inventarios debe ser parte de la estrategia global de la empresa más allá de iniciativas particulares del área logística.

Lo primero que se deben plantear las empresas ecuatorianas es una estrategia comercial, productiva y de distribución con una clara expectativa de rentabilidad un presupuesto de inversión muy afinado.

A partir de esa estrategia se deberá analizar las soluciones tecnológicas adecuadas para viabilizar esas estrategias macro, dentro de las posibilidades que el presupuesto permita. El camino hacia la tecnologización de los procesos no se logra de un día para el otro, es un proceso dinámico y de largo plazo que evoluciona con las necesidades del negocio, las condiciones del mercado y con los avances tecnológicos.

Es muy importante tomar en cuenta que las inversiones en tecnología deben poder “pagarse solas”, es decir, no solo deben facilitar las operaciones deben siempre estar enfocadas a rentabilizarlas, solo así un plan de implementación de tecnología es sostenible en el largo plazo.