KIA Ecuador automatiza su centro de distribución y optimiza la experiencia del cliente

La modernización y automatización del Centro de Distribución de Repuestos (CDK) de KIA Ecuador es una apuesta estratégica para responder de forma ágil, precisa y oportuna a las necesidades de su red de concesionarios y clientes.

Ana María Acosta, gerente de Logística de la compañía, explica que este proceso es una forma tangible de respaldar la promesa de marca que ofrece KIA al adquirir uno de sus vehículos. Uno de los hitos principales fue la migración del sistema de gestión de repuestos al módulo de almacenes de SAP (EWM – Extended Warehouse Management), una solución que permitió automatizar la operación y avanzar hacia una gestión más eficiente.

“La transición estuvo acompañada de mejoras tecnológicas como la digitalización total del proceso de pedidos, eliminando el uso de papel, la incorporación de dispositivos handheld para actividades de picking, packing y despacho, y la instalación de tableros digitales para monitorear en tiempo real el desempeño operativo frente a nuestros KPIs”, detalla Acosta.

La implementación también incluyó el desarrollo de una plataforma web que permite a los concesionarios hacer seguimiento en línea de sus pedidos de repuestos, replicando la experiencia de usuario de plataformas de comercio electrónico como Amazon.

El CDK se apoya en una arquitectura tecnológica robusta y especializada. SAP EWM se integró con BISS, un sistema ERP propio de la marca Kia, personalizado para las operaciones de sus concesionarios. Esta integración, según Acosta, ha permitido una comunicación fluida entre las áreas logísticas y la red de talleres a nivel nacional.

Los resultados en términos de experiencia del cliente han sido notorios, especialmente en disponibilidad y tiempos de entrega. “Hemos logrado reducir en más del 90 % el tiempo de procesamiento tanto de las importaciones como de las órdenes dirigidas a nuestra red de concesionarios”, afirma Acosta. En Quito, los repuestos se entregan en un máximo de ocho horas laborales, y en el resto del país en 24 horas, gracias a una flota especializada que asegura cobertura nacional. El servicio llega a 48 puntos de atención entre concesionarios, centros de colisiones y talleres de la red Kia en Ecuador. Además, la clasificación final de pedidos por destino permite optimizar la logística y reducir el impacto ambiental.

Sobre los desafíos del proceso de modernización, Ana María Acosta indica que, como en toda implementación de gran escala, enfrentaron una etapa de estabilización operativa. Sin embargo, esta fase fue superada en un tiempo récord, en comparación con proyectos similares en la industria. Este resultado fue posible gracias a una planificación detallada y al alto nivel técnico del equipo involucrado.

También destaca que no enfrentaron resistencias culturales significativas. “La cultura organizacional de KIA Ecuador está orientada al cambio y a la mejora continua. Para nuestros equipos, el proyecto representó una oportunidad de crecimiento profesional que se asumió con entusiasmo y compromiso”, señala.

Entre los principales aprendizajes que dejó este proceso de adopción tecnológica, Ana María Acosta sostiene la importancia de una planificación estratégica bien articulada, que considere tanto los objetivos del negocio como las necesidades específicas de los equipos operativos. También resalta el valor de la colaboración transversal y del compromiso colectivo como factores para el éxito en la implementación de nuevas soluciones.

“Hoy forman parte de nuestras buenas prácticas la digitalización completa de procesos clave, el uso de datos en tiempo real para la toma de decisiones y una orientación constante a la mejora continua, siempre con el cliente como eje central”,

La modernización del CDK también ha impulsado el desarrollo de funcionalidades digitales para mejorar la interacción con los clientes y concesionarios. Entre ellas, la plataforma de tracking de pedidos, que brinda visibilidad completa del estado de cada orden de repuestos. Asimismo, la implementación de un visualizador de partes a nivel nacional, herramienta que facilita el intercambio y la localización de repuestos entre concesionarios.

Desde el lado del cliente final, la aplicación My Kia APP permite realizar cotizaciones de repuestos y agendar citas para el mantenimiento de los vehículos, integrando la experiencia digital con el servicio postventa.