El salto tecnológico de Grupo Velasco con SAP S/4HANA Cloud Public Edition

La empresa ecuatoriana Inforleza, parte del Grupo Velasco, implementó el ERP, SAP S/4HANA Cloud Public Edition a través de su área de Tecnología y Operaciones siendo los primeros del país en lograrlo, con el propósito de unificar la gestión de las distintas compañías del grupo, iniciando con aquellas vinculadas a los sectores inmobiliario, de servicios y de producción. 

Según Hoover Villaquirán, gerente de Tecnología, Inforleza actúa como el back office del grupo, administrando las áreas: financiera, administrativa y de TI de las demás empresas, que operan de manera independiente. 

Villaquirán destacó que, con SAP S/4HANACloud Public Edition, el grupo opera en la nube pública de SAP, una plataforma 100 % basada en mejores prácticas. “Elegimos la nube pública por eficiencia en costos y gestión. Adoptamos SAP Cloud Public y decidimos migrar luego de analizar los costos, donde logramos reducir gastos de infraestructura y optimizar la gestión tecnológica”, señaló. 

Durante la implementación, el equipo estructuró el proyecto tomando en cuenta el modelo de negocio de cada empresa. Para ello, se conformó un equipo core con representantes de finanzas, producción, TI y dirección general, junto con los consultores funcionales del partner implementador. Este equipo operó bajo un modelo de gobernanza definido, que incluyó reuniones periódicas de seguimiento, comités de decisión y un plan de gestión del cambio orientado a la adopción del sistema. 

Villaquirán señaló que en la hoja de ruta se adoptó la metodología SAP Activate, sugerida por el partner Seidor, con el fin de cumplir los plazos establecidos. “Iniciamos en octubre y finalizamos en marzo; en cinco meses realizamos la implementación completa del sistema SAP en las tres primeras empresas del grupo”, precisó. 

La implementación consideró las diferencias operativas de cada compañía, adaptando y estandarizando procesos según su actividad. En las empresas de servicios e inmobiliarias se trabajó en la contabilidad financiera y compras, mientras que en la empresa industrial se priorizaron los procesos de recepción de materiales, producción y control de inventarios. “Esta estandarización nos permitió eliminar reprocesos, reducir errores manuales y, como principal logro, mejorar los tiempos de cierre contable y mejorar la productividad”. 

Entre los principales indicadores de mejora alcanzados con la implementación de SAP S/4HANA Cloud Public Edition destaca la visibilidad en tiempo real de las operaciones. 

Hoover Villaquirán, comenta que las áreas financiera, logística y productiva pueden ahora visualizar los movimientos de manera simultánea, agilizando la toma de decisiones y la coordinación entre departamentos. “En Inforleza ahora tenemos el acceso a la información consolidada, optimizamos la recepción de materia prima y la creación de las órdenes de producción en la extractora de aceite crudo de palma, además mejoramos la gestión inmobiliaria con el control de contratos de arrendamientos y logramos la automatización de la facturación mensual.”, explicó. 

La integración del sistema permitió que la información fluya entre las distintas áreas, eliminando los silos de información. Una de las ventajas de la implementación es que se cuenta con información centralizada con datos reales. “Nos ha ayudado a realizar reporterías con las mejores prácticas y realizar análisis con informes avanzados y reportes operativos. Además, la respuesta ante auditorías o toma de decisiones es inmediata”.  

La adopción de SAP S/4HANA Cloud Public Edition está impulsando el crecimiento del Grupo Velasco. Según Hoover Villaquirán, hasta el momento la solución se ha implementado en tres empresas y se prevé extenderla a tres más en la siguiente fase. “Nos ha permitido incorporar nuevos modelos de negocio con el apoyo del partner, sin necesidad de realizar grandes desarrollos locales ni inversiones adicionales más allá de la inicial y de la nueva implementación. Creemos que esta plataforma apalanca la estrategia de crecimiento del grupo y nos permitirá expandirnos hacia nuevos modelos y mercados”, resaltó. 

En cuanto a la gestión del cambio, desde Inforleza se coordinó un equipo conformado por Talento Humano, TI y usuarios claves (key users). Se realizaron talleres funcionales, se promovió la autocapacitación mediante SAP Learning Hub y herramientas disponibles, además se motivó a los usuarios a ver el sistema como un aliado. Los key users actuaron como multiplicadores internos de conocimiento y confianza. También se desarrolló una campaña de actualización de datos con clientes y proveedores para la facturación electrónica. “Migramos saldos iniciales desde los sistemas anteriores y toda la información necesaria se transfirió sin inconvenientes. Utilizamos plantillas de migración del partner para clientes, proveedores, inventarios y contabilidad”, explicó Villaquirán. 

Para el gerente de Tecnología, la participación de Seidor fue determinante en el éxito del proyecto. Explicó que la firma cuenta con amplia experiencia en implementaciones bajo el modelo de SAP Cloud Public, lo que permitió una transición ordenada, minimizando riesgos y el cumplimiento de los plazos establecidos. 

Uno de los factores más importantes para elegir a Seidor fue su trayectoria comprobada en implementaciones, tanto a nivel local como en Latinoamérica, un equipo local con experiencia en manufactura, finanzas y servicios. “Esa combinación de conocimiento y experiencia se alineó perfectamente con nuestras necesidades y fue decisiva para que la implementación resultara un éxito”. 

Además, destacó el aporte funcional, técnico y metodológico recibido por parte del partner: “El acompañamiento de Seidor nos brindó un aprendizaje integral, especialmente porque no teníamos experiencia previa con SAP Activate. Gracias a ese trabajo conjunto, el grupo logró acelerar su madurez digital y fortalecer sus capacidades tecnológicas”, dijo Villaquirán. 

SAP Activate es la metodología ágil oficial de SAP (enfoque Agile) que estructura los proyectos en cuatro fases —Preparación, Exploración, Realización y Despliegue— con entregables definidos y un plan de pruebas que valida el alcance. En Grupo Velasco, esta ruta trabajó con una fuerte gobernanza liderada por los Gerentes de Proyectos de ambas partes, permitiendo avanzar en las actividades y mantener visibilidad continua del progreso. Como resultado se obtuvo el Go-live en cinco meses para las tres primeras empresas del grupo, con procesos estandarizados, reducción de reprocesos y toma de decisiones con información en tiempo real.

Como recomendación y buena práctica, Hoover Villaquirán destacó la importancia del seguimiento continuo del partner implementador durante todo el ciclo del proyecto desde la fase comercial hasta el soporte posterior. “El acompañamiento de Seidor ha sido permanente. Su equipo, muy vinculado con SAP, realiza reuniones de seguimiento y retroalimentación que nos han permitido mantener la mejora continua”, señaló el ejecutivo.