USFQ: Proyecto IT: USFQ Digital 360: Transformación Integral con Microsoft 365

Antecedentes 

La USFQ, fomenta el pensamiento crítico, la innovación, la creatividad y el compromiso con el desarrollo sostenible. Con más de 100 proyectos de vinculación ejecutados cada año. Antes del proyecto, los procesos se gestionaban en sistemas desconectados, con alta dependencia de tareas manuales, falta de visibilidad en tiempo real y demoras en procesos de gestión de compras, control de costos, planificación presupuestaria y rendición de cuentas ante la comunidad universitaria y aliados estratégicos. 

Desafío 

El principal desafío fue modernizar la infraestructura administrativa, integrar y estandarizar procesos y superar la resistencia al cambio.  

Objetivo 

Unificar la gestión financiera, operativa y logística e implementar la plataforma. 

Solución 

Se implementó Microsoft Dynamics 365 Business Central con acompañamiento especializado, unificando módulos financieros, logísticos y de activos, migrando a la nube y digitalizando el ciclo de compras. Se integraron datos provenientes de múltiples sistemas y se estandarizaron procesos en más de diez áreas, acompañados de un proceso de gestión del cambio para más de 12.000 usuarios. La operación institucional quedó centralizada en una sola plataforma, con trazabilidad, movilidad, automatización y más de 290 integraciones activas. 

Resultados e impacto 

• Optimización de costos, recursos y reducción de reprocesos.  
• Decisiones ágiles a través de datos consolidados y reportes inmediatos.  
• Fortalecimiento de la transparencia. 

Factores de éxito

• Patrocinio de alta dirección. 
• Metodología ágil y ajustes continuos. 
• Capacitación masiva y acompañamiento de expertos. 

Participantes.- USFQ: Líder del proyecto Francisco Foyain, Director de TI y Transformación Digital. 

Provedor Altiora. 

Alejandra Villavicencio, Líder de proyecto; Ángel Salina, Consultor funcional ; Felipe Cordero, Líder consultoría; Diego Alpala, Líder de desarrollo.