Fuentes San Felipe integra procesos y datos con su plataforma ERP 

La embotelladora de agua mineral natural integró procesos y áreas operativas mediante un ERP corporativo, con el propósito de consolidar información, mejorar la trazabilidad de la producción y fortalecer el uso de datos en la gestión del negocio. 

Puntos de interés

• Implementación y gestión del cambio 
• Resultados de la implementación 
• Aprendizajes 

Fuentes San Felipe, embotelladora de agua mineral natural y sus derivados con planta en Latacunga y cuyos orígenes se remontan a 1928, inició en 2023 un proceso de modernización de su infraestructura tecnológica mediante la implementación de un ERP corporativo. La iniciativa respondió a la necesidad de integrar información que se encontraba dispersa en múltiples hojas de cálculo y sistemas aislados, explica Martin Carlier, Jefe de Tecnología de la Información y Comunicación. 

Antes del proyecto, la organización enfrentaba duplicidad de datos, errores manuales, retrasos en la generación de reportes financieros y operativos, así como dificultades para consolidar información entre distintas áreas. La implementación del ERP, explica, permitió estandarizar procesos, depurar y estructurar datos maestros e integrar áreas administrativas y operativas dentro de una plataforma común. 

Carlier comenta que en Fuentes San Felipe los datos son un activo estratégico dentro de la operación, ya que permiten monitorear en tiempo real la producción, controlar inventarios por lote, gestionar costos y evaluar la rentabilidad por producto y por canal de ventas. 

En relación con la gestión de datos, el ERP implementado permitió estandarizar procesos, depurar y estructurar datos maestros, integrar áreas administrativas y operativas e incorporar indicadores de gestión (KPIs). 

Implementación y gestión del cambio 

El ejecutivo señala que el proyecto tuvo un alcance transversal dentro de la organización. Participaron áreas como producción, inventarios y logística, compras, ventas y distribución, finanzas y contabilidad, así como calidad. 

“Dentro del ERP integramos procesos relacionados con planificación de producción, costeo, control de inventarios, facturación y gestión de cartera”, menciona. 

Desde el punto de vista tecnológico, la implementación de la plataforma ERP implicó, la migración y saneamiento de datos históricos y la parametrización de procesos productivos. 

También se definieron roles, perfiles de usuario y controles de acceso dentro del sistema, además de la infraestructura necesaria on premise o nube según el caso para soportar la operación del ERP. Siempre focalizada en garantizar la estabilidad, escalabilidad y seguridad de la información. 

Durante la implementación, uno de los principales retos estuvo relacionado con la adopción de nuevos procesos y prácticas de registro de información. Carlier señala que la organización tuvo que ajustar procesos que anteriormente se realizaban de manera informal y fortalecer la disciplina en el registro de datos dentro del sistema 

El proyecto también implicó coordinar el trabajo entre áreas con diferentes prioridades operativas, lo que requirió espacios de comunicación y seguimiento continuo. 

La adopción del ERP también impulsó cambios en la forma en que las áreas utilizan la información. Señala que entre los aspectos trabajados se incluyeron la responsabilidad individual sobre la calidad del dato, la eliminación de controles paralelos en hojas de cálculo y el uso de indicadores para el seguimiento de la operación. “Actualmente, la información es compartida entre áreas, lo que facilita la coordinación interna y el acceso a datos actualizados para el análisis operativo”, indica. 

Para alinear criterios entre las áreas técnicas y operativas se establecieron mesas de trabajo interdepartamentales en las que se definieron indicadores y necesidades de información de manera conjunta. 

Además, se mantuvo un comité de seguimiento ejecutivo para monitorear el avance del proyecto. En este proceso, comenta que el área de IT asumió un rol estratégico al participar en la traducción de requerimientos operativos en configuraciones y soluciones dentro del sistema. 

Resultados de la implementación 

Entre los resultados alcanzados con esta implementación menciona la disponibilidad de información en tiempo real, mayor trazabilidad en los procesos productivos y una reducción de errores manuales.  

El ejecutivo de IT señala que, a partir de la implementación del ERP, la Gerencia General puede acceder a los costos de producción de manera inmediata una vez finalizado el proceso. Anteriormente, este cálculo se realizaba de forma mensual o bajo demanda, con base en estimaciones de costos directos e indirectos de fabricación. 

En el área comercial, ahora es posible obtener información sobre clientes nuevos generados en ruta en cualquier momento del día, en contraste con el proceso anterior, que requería la elaboración de reportes mensuales. 

Por su parte, el área financiera dispone de balances dentro de los primeros cinco días del mes, frente a los 20 días que tomaba antes de la implementación. 

En contabilidad, los cruces de pagos de cajas chicas y proveedores, que antes se realizaban de manera individual, ahora se ejecutan de forma masiva, ya sea por proveedor o por reposiciones de caja. 

Asimismo, indica que las conciliaciones bancarias, que anteriormente se gestionaban manualmente mediante hojas de Excel, hoy se realizan de forma automatizada gracias al ERP, permitiendo la carga de estados de cuenta y su conciliación automática. 

También se registraron mejoras en el control de inventarios y mermas, mayor confiabilidad en los reportes financieros y mayor capacidad de planificación en áreas como compras y producción. 

Aprendizajes  

A partir de la experiencia de implementación, Carlier identifica tres aspectos importantes para proyectos de este tipo: tratar la implementación del ERP como un proyecto de negocio, trabajar la calidad de datos desde las primeras etapas y acompañar el proceso con acciones de gestión del cambio. 

Añade que la adopción de nuevas herramientas requiere también la incorporación de prácticas de trabajo que permitan registrar, compartir y utilizar la información de manera consistente dentro de la operación.